Städ- och flyttbranschen har länge halkat efter i digitaliseringen. Resultatet är att många företag fortfarande lägger onödigt mycket tid och pengar på manuell administration ,ofta utan att inse hur mycket effektivare arbetet skulle kunna vara.

​

Vi känner igen problemet eftersom vi själva har drivit städbolag och arbetat inom flyttbranschen. Vi vet att det sällan är själva uppdraget som skapar den största administrativa belastningen. Det är alla små moment före, under och efter arbetet som tillsammans tar betydligt mer tid än man först tror.

 

Första kontakten är bara början

​

Processen börjar när en potentiell kund skickar en förfrågan via hemsidan, en offertplattform, e-post eller telefon. Informationen behöver läsas, bedömas och ofta kompletteras. Vilken tjänst gäller det? Hur stor är bostaden eller lokalen? När ska uppdraget genomföras? Finns det särskilda önskemål? Ska RUT-avdrag användas?

Om uppgifterna kommer från flera olika kanaler behöver de dessutom samlas och registreras manuellt. Redan innan en offert har skapats kan flera mejl, telefonsamtal och administrativa moment ha krävts.

​

Offerten ska skapas, skickas och följas upp

​

När kundens behov är tydliga ska en korrekt offert tas fram. Kunduppgifter, tjänster, priser, omfattning, villkor, tillval och RUT-information behöver fyllas i. Därefter ska offerten skickas och kunden få möjlighet att ställa frågor eller begära ändringar. Om kunden inte svarar måste företaget komma ihåg att följa upp. När offerten accepteras ska informationen ofta registreras på nytt i ett schema, kundregister eller ekonomisystem. Samma uppgifter riskerar alltså att hanteras flera gånger.

Fem eller tio minuter per moment kan kännas obetydligt. När företaget hanterar tiotals eller hundratals förfrågningar varje månad blir det snabbt många arbetstimmar.

​

Ett accepterat uppdrag måste planeras

När kunden har tackat ja börjar nästa administrativa del. Uppdraget ska läggas in i schemat, rätt medarbetare ska bokas och viktig information ska förmedlas till personalen. Vid ett flyttuppdrag kan det handla om adresser, transporttid, bohag, våningsplan och tillgång till hiss. Vid ett städuppdrag kan det gälla nyckelhantering, portkod, kvadratmeter, material, särskilda instruktioner och beräknad arbetstid. Om planeringen sker i flera olika system, kalkylblad eller meddelandetrådar ökar risken för att information missas. Ändrar kunden datum eller omfattning måste uppgifterna dessutom uppdateras på flera ställen.

​

Under uppdraget fortsätter administrationen

Även när arbetet har påbörjats behöver företaget hantera arbetstider, avvikelser, tillägg, bilder, kundfrågor och förändringar i uppdragets omfattning. Personalen kanske arbetar längre än planerat eller kunden beställer en extra tjänst. Om informationen inte dokumenteras direkt och strukturerat kan den försvinna i sms, telefonsamtal eller handskrivna anteckningar. Administratören måste då i efterhand ta reda på vad som faktiskt utfördes och vad som ska faktureras.

​

Efter arbetet återstår uppföljningen

När uppdraget är färdigt ska kunden informeras och eventuella synpunkter hanteras. I vissa fall behöver företaget samla in fotodokumentation, registrera en reklamation eller boka en kompletterande insats. Utan ett sammanhängande system blir även detta en separat process. Kundens information finns på ett ställe, offerten på ett annat och kommunikationen i en e-posttråd eller telefon. Det tar tid att skapa en fullständig bild av ärendet, särskilt om flera personer har varit involverade.

 

Slutfaktureringen kräver ännu en registrering

Till sist ska uppdraget faktureras. Kunduppgifter, tjänster, priser, antal timmar, tillval och RUT-markeringar behöver kontrolleras och ofta registreras ännu en gång i ekonomisystemet. Det är här många små fel får ekonomiska konsekvenser. Ett tillval kan glömmas bort, fel antal timmar kan faktureras eller RUT-information kan saknas. Fakturan blir försenad, behöver korrigeras eller skickas tillbaka till administrationen. Arbetet är alltså inte färdigt bara för att städningen eller flytten är genomförd. Företaget får inte betalt förrän hela den administrativa kedjan är avslutad.

​

Många små moment blir stora kostnader

Varje enskilt moment tar kanske bara några minuter. Problemet är att samma information ofta hanteras flera gånger och att arbetet upprepas för varje ny kund.

Om varje uppdrag kräver 30–60 minuters administration från första kontakt till färdig faktura innebär 100 uppdrag mellan 50 och 100 administrativa timmar. Det motsvarar mer än en till två hela arbetsveckor varje månad, tid som hade kunnat läggas på kunder, personal och tillväxt. Kostnaden består inte bara av arbetstiden. Manuell hantering ökar även risken för missade förfrågningar, långsamma svar, felaktiga offerter, dubbelbokningar, bortglömda tillägg och försenad fakturering.

 

Upflow är byggt utifrån verkliga erfarenheter

Det var ur dessa utmaningar som Upflow växte fram. Vi ville skapa det system vi själva saknade när vi arbetade i branschen, en plattform där informationen följer med genom hela processen. Från den första kundförfrågan till offert, signering, planering, kundkontakt, reklamationshantering och fakturaunderlag ska informationen bara behöva registreras en gång. När systemen och arbetsflödena hänger ihop minskar behovet av dubbelarbete och manuella kontroller.

Upflow är därför inte utvecklat utifrån antaganden om hur städ- och flyttföretag arbetar. Det är byggt utifrån problem vi själva har mött i vardagen.

​

Vårt mål är enkelt: att minska tiden mellan första kontakt och slutfakturering. Företaget ska kunna svara snabbare, arbeta mer strukturerat, fakturera korrekt och få betalt tidigare , utan att administrationen växer i samma takt som verksamheten.